提交建議書的表格可於康文署的演藝場地索取或從康文署網站(www.lcsd.gov.hk/vps)下載。建議書可用中文或英文撰寫。如屬聯合提交的建議書，所有參與的演藝團體／機構均須簽署，以表示其同意建議書的內容，以及同意委任主要倡議人作為其代表(請參閱表格2(b))。

建議書及填妥的表格連同所有文件，須於辦公時間內（星期一至五：上午9時至下午5時30分）寄抵或親身送交：

新界沙田排頭街1至3號
康樂及文化事務署總部14樓
市場推廣及策劃辦事處

信封上請註明「場地伙伴計劃」。

提交建議書的截止日期為2009年1月5日（下午5時30分），郵寄申請以此日期或之前的郵戳為憑。逾期提交建議書，或以傳真、電郵或其他數碼形式提交的建議書，康文署概不接受或處理。