康樂及文化事務署歡迎藝術團體和教育機構提交籌辦拓展觀眾活動的建議。「學校文化日計劃」、「學校藝術培訓計劃」、「高中生藝術新體驗計劃」、「高中生藝評啟導計劃」、「演藝新力量培訓試驗計劃」及「戲棚粵劇齊齊賞」的建議書，一般最遲須於推行計劃的學年開始前九個月送交觀眾拓展辦事處。在推出「社區文化大使計劃」時，署方亦會公開邀請藝術工作者/藝團遞交申請書。

建議書應包括以下資料：過往藝團或藝術家舉辦活動的紀錄、策劃人、藝術家及導師的有關經驗、建議活動的內容和其藝術理念、目標對象、活動日期、場地、羅列開支細目的活動經費預算、以及推行活動的計劃等。若遞交建議書的資料齊備，視乎所申請的計劃而定，約需三至四個月時間處理。

署方根據下列因素考慮各計劃的建議書：